사무실 냉장고와 노션의 공통점

사무실 냉장고와 노션의 공통점
Photo by Sigmund / Unsplash

사무실 냉장고와 노션의 공통점이 하나 있습니다. 무언가 썩기 좋은 환경입니다. 사무실 냉장고에 넣어둔 음식을 누군가 관리하지 않게 된다면 말라 미틀어지고, 심한 경우 썩기도 합니다. 먹지도 못하는 음식이 공간을 차지하게 된다면 다른 사람이 이용하지 못하는 불편함이 있고 미관상 그리고 위생상 좋지 않습니다. 노션, 거시적으로 팀에서 관리하는 문서 혹은 문서 도구도 동일합니다. 쌓아두기만 한다면 문서가 썩어 필요할 때 사용하지 못하는 경우가 있고 필요한 문서를 찾기 어려워집니다. 그래서 문서가 썩기 전에 감지할 수 있는 감각을 키우고 환기 시킬 수 있는 능력을 키우는 것이 목표입니다.

이 글은 여러 팀에서 노션 사용 경험을 바탕으로 작성 하였지만 노션 사용법이 아닌 문서 관리방법에 대하여 이야기 합니다.

문서가 썩으면 냄새가 고약해요~

문서가 썩었다고 판단할 수 있는 경우는 크게 4가지 입니다. 제목만 있는 문서, 깊숙이 있는 문서, 이해할 수 없는 문서, 업데이트가 없는 문서

제목만 있는 문서

제목만 있는 경우는 냉장고에 빈 병, 빈 봉투, 빈 용기 혹은 그것들에 남아있는 음식물과 비슷합니다. 누군가 정리하기 전까진 공간만 차지합니다. 필요 없거나 내용이 없는 문서가 많아지는 경우 필요없이 눌러서 찾아봐야 하는 요소들이 많아집니다. 입사 온보딩, 업무를 파악하는 과정에서 제목만 있는 영양가 없는 문서는 불필요한 시간 자원을 소모 시키고 피로감을 줍니다. 필요한 정보에 키워드를 검색하는 경우에도 내용이 없는 문서가 노출돼 문서를 찾는데 불필요한 시간을 소모시키는 문제가 발생합니다.

깊숙이 있는 문서

냉장고 깊숙하게 있는 음식은 내용물이 무엇인지 알 수 없고 썩기 좋습니다. 깊숙이 있는 문서안에 있는 문서 혹은 여러 군데 흩어져 있는 문서입니다. 깊숙이 있는 문서는 특별한 경우가 아니라면 다른 팀원이 볼 수 있는 경우가 적습니다. 문서를 한번도 보지 못했다면 문서의 내용이 필요한 경우에 문서를 이용할 수 없기에 문서의 역활을 하지 못합니다. 이로 인해 비슷한 내용의 새로운 문서가 생기고 모두에게서 잊혀질 수 있습니다.

이해할 수 없는 문서

냉장고 속 정체를 알 수 없는 음식 먹을 수 있을까요? 문서는 정보를 전달하는 기능을 가지고 있습니다. 하지만 문서를 읽는 사람이 정보를 이해할 수 없다면 문서의 기능을 상실했다고 볼 수 있습니다.

업데이트가 없는 문서

누가 언제 넣었는지 모르는 음식, 유통기한은 한참 지났습니다. 문서는 업데이트가 없는 경우 정보가 잘못되었을 수 있습니다. 과거에는 적용 가능하더라고 현재에는 적용 불가능한 경우가 있습니다. 물론 모든 문서에 업데이트가 자주 있을 필요는 없습니다. 썩지않고 숙성해야 좋은 문서도 있고 먼 미래에 적용해도 상관 없는 통조림 같은 문서도 있습니다. 하지만 자주 열어봐야 하거나 변경해야 하지만 그렇지 않은 문서는 썩은 문서입니다.

썩지 않게 관리하기

그럼 어떻게 해야 문서를 썩히지 않고 싱싱하게 유지할 수 있을까요?

문서를 작성하는 경우에는 기존 문서 중 동일한 내용이 있는지 찾아봅니다. 해당 문서가 있는 경우 문서를 업데이트해야 합니다. 내용 뿐만 아니라 썩기 좋은 위험 요소들도 함께 수정해야 합니다. 문서에 라벨링과 카테고리 기능이 있다면 최대한 활용하고 없는 경우 비슷한 항목의 문서들의 링크를 모아둔 문서를 만드는 것도 방법입니다. 문서의 내용은 다른 사람도 쉽게 수정 가능한 형식으로 작성해야 하고 수정가능한 권한 등을 확인해야 합니다. 문서 도구에서 검색 기능이 제공되는 경우 핵심 키워드로 검색 했을 때 해당 문서가 노출 되는지 확인할 필요도 있습니다.

냉장고도 주기적으로 청소하고 썩을 것 같은 음식을 버려줘야 합니다. 동일하게 주기적으로 필요 없는 문서는 삭제하고 동일한 문서들을 통합하는 등 문서들을 점검하는 시간을 가져야 합니다.

사무실 냉장고 속 음식은 넣어둔 사람이 관리해야 하지만 썩은 음식이나 빈 병, 빈 봉투, 빈 용기는 모두가 함께 관리하면 위생적이고 쾌적하게 이용할 수 있습니다. 문서도 작성한 사람이 주기적으로 관리 해주는 것이 제일 좋습니다. 하지만 모든 팀원의 관심과 참여는 문서 관리에 많은 도움을 주고 업무 비용을 절약할 수 있습니다.


노션은 글을 작성하는 재미는 있습니다. 하지만 남용할 수 있는 위험 요소도 많은 것 같습니다. 그래서 노션을 예쁘게 쓰는 것도 좋지만 의미있게 잘 쓰는 것도 중요하다고 생각합니다. 문서는 협업간 눈높이를 맞춰주는 도구입니다. 과거의 자신과 현재의 자신의 눈높이를 맞춰주고, 타인이 모르는 자신의 지식을 빠르고 제약없이 전달해 눈 높이를 맞춰 줍니다. 그래서 문서 / 노션을 모두 함께 잘 활용하면 좋을 것 같습니다.

읽어주셔서 감사합니다.